Kaufmännischer Schriftverkehr

Oder: Der Spaß am Verfassen von Abmahnungen, Kondolenzschreiben oder Ähnlichem.

Meine siebte Schulwoche stand ganz im Zeichen der Korrespondenz zwischen Firmen oder Firma und Kunde. Und obwohl wir wegen Christihimmelfahrt und einem Brückentag nur drei Tage zur Verfügung hatten, war diese Woche doch sehr Aufgabenlastig.

Angefertigt werden wollten:
ein Briefkopf/-bogen nach DIN-Norm, ein Werbeschreiben, eine Pressemitteilung, eine Glückwunschkarte, eine Kondolenzkarte, ein Nachruf, eine Abmahnung, eine Mahnung, ein Angebotsschreiben, eine Angebotsanforderung  und eine Reklamation. Und bei all dem bin ich mir gerade noch nicht einmal ganz sicher, dass ich jetzt nicht noch etwas vergessen habe.

Wer sich dafür interessiert, wie ein paar dieser Schreiben aussehen oder aufgebaut sein können, wirft am besten einfach mal einen Blick in meine Fotogallerie. Die Inhalte der Schreiben die ihr dort finden könnt, sind frei erfunden. Zwar handelt es sich tatsächlich um bestehende Firmen oder Produkte, doch sind die von mir verwendeten Angaben nicht immer richtig und zum Teil ebenfalls frei erfunden. Schließlich ging es in unseren Aufgabenstellungen hauptsächlich darum, zu üben, wie man dertige Briefe verfasst und aufbaut und weniger um die inhaltlich genau Faktenwidergabe. ;)


Liebe Grüße,
Diana

Grundlagen der Datenverarbeitung und Datenverbreitung

Mit den letzten zwei Wochen habe ich mich schwer getan.

Wie zu erwarten ist nicht jedes Thema einer Ausbildung toll oder spaßig. Es gibt auch Dinge, die man einfach einmal gehört haben oder wissen muss. Dazu gehören vermutlich auch die Inhalte der besagten letzten Wochen.

In der Woche vom 30. April bis zum 06. Mai ging es um die Grundlagen der Datenverarbeitung. Dazu zählen beispielsweise Themen wie: "Was sind personenbezogene Daten?", "Wie komprimiere ich Daten?", "Mit welchen Programmen komprimiere ich Daten?", "Wie kann ich Daten verschlüsseln?" etc.

Einiges davon lässt sich für den ein oder anderen sicher leicht beantworten. So sind personenbezogene Daten natürlich alle Erhebungen die eine real existierende, bestimmte oder bestimmbare Person betreffen. Doch wie verhält es sich mit der Datenkomprimierung? Wüsstet ihr wo der Unterschied zwischen verlustbehafteter und verlustfreier Datenkomprimierung liegt? Oder was ein .jpg von einem .bmp Format unterscheidet? Ich wusste es nicht. Genauso wenig konnte ich mit den Begriffen "symmetrische" und "asymmetrische Verschlüsselung" etwas anfangen. Inwiefern ich nun allerdings in der Lage bin, euch dazu etwas zu erzählen sei einmal dahin gestellt ;) (die Klausur jedenfalls hat mich vollauf zufrieden gestellt). Aber wie gesagt, ich habe mich mit dem Thema schwer getan, wenngleich ich definitv schlauer bin als vorher.

Das Highlight dieser Woche war für mich ganz klar der Ausflug ins Museum für Technik. Da gab es neben der Entwicklung von Druckmaschinen oder der Entwicklung des Papiers auch zu bestaunen, wie sich die Fotografie oder Digitale Medien bis heute entwickelt haben. Ein paar Fotos könnt ihr euch gerne hier ansehen. Und einen Ausflug dorthin kann ich nur empfehlen.

Die darauf folgende Woche stand dann ganz im Zeichen der Datenverbreitung mit Themengebieten wie: "Was bedeutet POP3?", "Was sind TCP und IP?" oder "Wo liegt der Unterschied zwischen einem Hub und einem Switch?" usw. . Ein besonderes Highlight gab es in dieser Woche nicht, aber das muss es ja auch nicht immer geben. Insofern bin ich glaube ich einfach ganz happy, diese beiden Module gut überstanden zu haben und mich soooo schnell nicht noch einmal in dieser Intensität damit befassen zu müssen. Damit ihr aber so einen ungefähren Eindruck davon bekommt, wovon mir da der Kopf geschwirrt habt werft doch einfach mal einen Blick auf die folgende Mindmap ;)

In diesem Sinne:

Bis bald und schöne Grüße,

Diana

EDV Grundlagen - Wir lernen Excel schätzen!

Vor dieser Woche habe ich so gut wie nie mit Excel gearbeitet. Ich wusste zwar, dass es dieses Programm gibt und man damit wohl auch ganz tolle Sachen anstellen kann, hatte aber nicht den leisesten Schimmer davon, wie man damit wirklich umgeht und zu was man Excel nun eigentlich benötigt. Genau aus diesem Grund hatte ich ein wenig Bammel vor dem Modul. Ich dachte es würde mir schwerer fallen als es letztlich der Fall  war. :) Denn sowohl unser Dozent Herr T. als auch seine Übungen haben es eigentlich ganz unmöglich gemacht, das Programm nicht zu verstehen.

Jetzt also zu der Frage, wozu benötige ich überhaupt Excel, wenn ich Tabellen doch auch in Word erstellen kann? 

Die Antwort ist recht simpel. Excel bietet viel mehr und entschieden ausgefeiltere Möglichkeiten in einer Tabelle zu arbeiten, als Word. Sicher, man muss verstanden haben, wie die einzelnen Formeln funktionieren und was sie bewirken, doch wenn man sich einmal die Mühe gemacht hat, sich dieses Wissen anzueignen, dann erkennt man sehr schnell was für ein geniales "Spielzeug" Excel eigentlich ist. Denn es lassen sich bequem und ohne große Mühe Berechnungen jedweder Art damit bewerkstelligen. Zeitpläne für ein Unternehmen, Belegungsdaten für eine Hotelkette, Haushaltsbücher und vieles, vieles mehr. Kurz um, überall da, wo es notwendig ist, Preise, Daten und Uhrzeiten in Zusammenhang zu bringen und aus selbigen Werte zu berechnen ist Excel der beste Freund des Menschen ;)

Zwar werde ich als Mediengestalterin nur selten auf solche Tabellen zurückgreifen müssen (vielleicht einmal, wenn ich freiberuflich tätig sein sollte oder mir doch endlich mal ein Haushaltsbuch anlegen möchte), aber es schadet auch hier wieder nicht, all diese Funktionen zu kennen. Wer aber häufig mit diesem Programm zu tun haben wird sind unsere IT'ler. Denn eine ganz ähnliche Tabelle wie hier gezeigt, wurde von unseren Fachinformatikern für unsere eigene Zeiterfassung entworfen. (Ich habe mir vor kurzem den Spaß gemacht und mir einmal die Formeln in dieser Tabelle anzeigen lassen ... das sind MONSTER o.o)

Hier ein paar Einblicke in die Möglichkeiten die man mit Excel hat.

Das war eine der einfachsten Tabellen, die wir in dieser Woche erstellt haben. Sehen könnt ihr das Verfahren einer Lieferfirma ab dem Zeitpunkt des Lieferdatums der bestellten Waren. Vorgegeben waren für diese Aufgabe das Lieferdatum, die Zahlungsfrist in Tagen, der Rechnungsbetrag, ein Zinssatz von 17% sowie die Angabe, das nach 21 bzw. 60 Tagen eine Mahnung oder Klage verschickt werden sollte. Den Rest mussten wir berechnen. Ihr könnt es ja gerne selbst versuchen. ;) Bei Fragen stehe ich wie immer zur Verfügung.

Hier seht ihr schon eine etwas umfangreichere Tabelle. Es geht um die Lohnberechnung verschiedener Mitarbeiter einer Firma anhand von Arbeitszeit und zurückgelegtem Weg, mit Berücksichtigung der verschiedenen Wochentage und Einsatzorte. Die große Besonderheit in dieser Tabelle war die Ausweisung einer Fehlermeldung, sobald ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag an zwei verschiedenen Orten eingesetzt war (rot hervorgehoben).

Auf dem unteren Bild könnt ihr eine meiner Lieblingsfunktionen von Excel sehen. Die "Spur zum Vorgänger" zeigt einem Nutzer zuverlässig an, welche Tabellenfelder für die Berechnung eines bestimmten Wertes heran gezogen wurden. Diese Funktion ist vor allem dann nützlich, wenn man feststellt, dass sich irgendwo ein Fehler eingeschlichen hat. Aber auch um zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können, wie man zu einem Ergebnis gelangt ist, ist diese Funktion von großem Nutzen.

Und zu guter Letzt habe ich noch dieses hübsche Monster für euch :) Zu sehen ist wieder ein Zeitplan einer Firma. Der Unterschied zu der vorherigen liegt hauptsächlich darin, dass dieser Plan von jedem Mitarbeiter selbstständig ausgefüllt werden könnte. Der Betreffende braucht nur seine Kommt- und Gehtzeiten sowie seine Pausenzeit einzutragen und der Rest wird dann von Excel berechnet. Ein sehr nützliches und Zeitsparendes System! Abgefragt wurden hier alle Kenntnisse, die wir über die Woche erlernt hatten. Unter anderem auch, wie man mit Excel aus verschiedenen Tabellenspalten Diagramme erstellt. Solltet ihr jetzt irgendwelche Fragen haben: immer her damit. :)

Liebe Grüße 

Diana

EDV Grundlagen - Was kann eigentlich MS Word?

Eine ganze Menge! :)

Zwar ist Word längst nicht das beste Programm für einen Mediengestalter, aber man sollte trotzdem wissen welche Möglichkeiten einem damit geboten werden und sicher in dessen Umgang sein. Und genau um das zu gewährleisten haben wir uns eine Woche lang nur mit allen möglichen Funktionen von MS Word herum geschlagen. Das Spektrum reichte dabei vom schlichten Aufbau der Oberfläche über die Frage der Verwendung verschiedener Tools bis hin zum Erstellen und Arbeiten mit Tabellen, Geschäftsbriefen nach DIN Norm oder dem Entwurf eines Printdokumentes anhand eines Blogs.

Ich muss gestehen, die ersten Tage waren für mich ziemlich langweilig. Was aber daran lag, dass ich (wie vermutlich die meisten heutzutage) den Großteil der Funktionen bereits kannte und wusste wo ich was finde und wie anwende. Obwohl durchaus ein paar neue nützliche Informationen mit dabei waren. - Verschiedene Shortcuts, die Möglichkeit ohne Maus zu arbeiten, solche nützlichen Kleinigkeiten eben :)

Wirklich interessant wurde es erst gegen Mitte der Woche. Wir bekamen eine Internetadresse ausgehändigt mit dem Auftrag, aus den gesamten Inhalten des entsprechenden Blogs auf den wir geleitet wurden, ein Printdokument zu erstellen. Fragen der Aufteilung, der farblichen Gestaltung, Schrift, einfach alles blieb uns überlassen. Die Ergebnisse die dabei am Ende entstanden waren alle unterschiedlich. Es war toll das zu sehen. Gezeigt zu bekommen, wie man ein und denselben Text auf unterschiedlichste Arten formatieren konnte und auch noch gleich ein qualifiziertes Feedback zu bekommen.

Hier könnt ihr euch einen kleinen Eindruck von meinem Entwurf verschaffen:

Nicht ganz so interessant, aber definitiv nützlich war das Arbeiten an Geschäftsbriefen nach DIN 5080. Ich glaube das werde ich so schnell nicht wieder vergessen. Und auch wenn ich nicht in der Buchhaltung tätig sein werde, es kann auf keinen Fall schaden zu wissen, wie man einen optisch ansprechenden und formativ korrekten Brief an einen Geschäftspartner verfasst. Denn spätestens, wenn ich meine eigenen Leistungen einmal anbieten möchte werde ich das wohl wieder benötigen. Darum auch hier für alle die es interessiert ein kurzer Eindruck, wie ein solches Schreiben aussehen sollte/könnte:

Solltet ihr Fragen zu meinem Konzept haben oder irgendetwas das ihr hier seht oder euch einfach so auffällt, nur immer her damit. Ich freue mich darüber und antworte gern. ;)

In meinen Arbeitsstunden habe ich mich in dieser Woche mit dem Basteln eines Dummies für eine Zeugnismappe befasst und das erste Mal die Klausuraufsicht für unsere Nachschreiber übernommen. Beides keine schweren Aufgaben, ich weiß, aber trotzdem interessant und eine Erfahrung wert.

So viel also zu meiner 7 Woche bei der GPB.

Liebe Grüße

Diana