EDV Grundlagen - Wir lernen Excel schätzen!

Vor dieser Woche habe ich so gut wie nie mit Excel gearbeitet. Ich wusste zwar, dass es dieses Programm gibt und man damit wohl auch ganz tolle Sachen anstellen kann, hatte aber nicht den leisesten Schimmer davon, wie man damit wirklich umgeht und zu was man Excel nun eigentlich benötigt. Genau aus diesem Grund hatte ich ein wenig Bammel vor dem Modul. Ich dachte es würde mir schwerer fallen als es letztlich der Fall  war. :) Denn sowohl unser Dozent Herr T. als auch seine Übungen haben es eigentlich ganz unmöglich gemacht, das Programm nicht zu verstehen.

Jetzt also zu der Frage, wozu benötige ich überhaupt Excel, wenn ich Tabellen doch auch in Word erstellen kann? 

Die Antwort ist recht simpel. Excel bietet viel mehr und entschieden ausgefeiltere Möglichkeiten in einer Tabelle zu arbeiten, als Word. Sicher, man muss verstanden haben, wie die einzelnen Formeln funktionieren und was sie bewirken, doch wenn man sich einmal die Mühe gemacht hat, sich dieses Wissen anzueignen, dann erkennt man sehr schnell was für ein geniales "Spielzeug" Excel eigentlich ist. Denn es lassen sich bequem und ohne große Mühe Berechnungen jedweder Art damit bewerkstelligen. Zeitpläne für ein Unternehmen, Belegungsdaten für eine Hotelkette, Haushaltsbücher und vieles, vieles mehr. Kurz um, überall da, wo es notwendig ist, Preise, Daten und Uhrzeiten in Zusammenhang zu bringen und aus selbigen Werte zu berechnen ist Excel der beste Freund des Menschen ;)

Zwar werde ich als Mediengestalterin nur selten auf solche Tabellen zurückgreifen müssen (vielleicht einmal, wenn ich freiberuflich tätig sein sollte oder mir doch endlich mal ein Haushaltsbuch anlegen möchte), aber es schadet auch hier wieder nicht, all diese Funktionen zu kennen. Wer aber häufig mit diesem Programm zu tun haben wird sind unsere IT'ler. Denn eine ganz ähnliche Tabelle wie hier gezeigt, wurde von unseren Fachinformatikern für unsere eigene Zeiterfassung entworfen. (Ich habe mir vor kurzem den Spaß gemacht und mir einmal die Formeln in dieser Tabelle anzeigen lassen ... das sind MONSTER o.o)

Hier ein paar Einblicke in die Möglichkeiten die man mit Excel hat.

Das war eine der einfachsten Tabellen, die wir in dieser Woche erstellt haben. Sehen könnt ihr das Verfahren einer Lieferfirma ab dem Zeitpunkt des Lieferdatums der bestellten Waren. Vorgegeben waren für diese Aufgabe das Lieferdatum, die Zahlungsfrist in Tagen, der Rechnungsbetrag, ein Zinssatz von 17% sowie die Angabe, das nach 21 bzw. 60 Tagen eine Mahnung oder Klage verschickt werden sollte. Den Rest mussten wir berechnen. Ihr könnt es ja gerne selbst versuchen. ;) Bei Fragen stehe ich wie immer zur Verfügung.

Hier seht ihr schon eine etwas umfangreichere Tabelle. Es geht um die Lohnberechnung verschiedener Mitarbeiter einer Firma anhand von Arbeitszeit und zurückgelegtem Weg, mit Berücksichtigung der verschiedenen Wochentage und Einsatzorte. Die große Besonderheit in dieser Tabelle war die Ausweisung einer Fehlermeldung, sobald ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag an zwei verschiedenen Orten eingesetzt war (rot hervorgehoben).

Auf dem unteren Bild könnt ihr eine meiner Lieblingsfunktionen von Excel sehen. Die "Spur zum Vorgänger" zeigt einem Nutzer zuverlässig an, welche Tabellenfelder für die Berechnung eines bestimmten Wertes heran gezogen wurden. Diese Funktion ist vor allem dann nützlich, wenn man feststellt, dass sich irgendwo ein Fehler eingeschlichen hat. Aber auch um zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können, wie man zu einem Ergebnis gelangt ist, ist diese Funktion von großem Nutzen.

Und zu guter Letzt habe ich noch dieses hübsche Monster für euch :) Zu sehen ist wieder ein Zeitplan einer Firma. Der Unterschied zu der vorherigen liegt hauptsächlich darin, dass dieser Plan von jedem Mitarbeiter selbstständig ausgefüllt werden könnte. Der Betreffende braucht nur seine Kommt- und Gehtzeiten sowie seine Pausenzeit einzutragen und der Rest wird dann von Excel berechnet. Ein sehr nützliches und Zeitsparendes System! Abgefragt wurden hier alle Kenntnisse, die wir über die Woche erlernt hatten. Unter anderem auch, wie man mit Excel aus verschiedenen Tabellenspalten Diagramme erstellt. Solltet ihr jetzt irgendwelche Fragen haben: immer her damit. :)

Liebe Grüße 

Diana

EDV Grundlagen - Was kann eigentlich MS Word?

Eine ganze Menge! :)

Zwar ist Word längst nicht das beste Programm für einen Mediengestalter, aber man sollte trotzdem wissen welche Möglichkeiten einem damit geboten werden und sicher in dessen Umgang sein. Und genau um das zu gewährleisten haben wir uns eine Woche lang nur mit allen möglichen Funktionen von MS Word herum geschlagen. Das Spektrum reichte dabei vom schlichten Aufbau der Oberfläche über die Frage der Verwendung verschiedener Tools bis hin zum Erstellen und Arbeiten mit Tabellen, Geschäftsbriefen nach DIN Norm oder dem Entwurf eines Printdokumentes anhand eines Blogs.

Ich muss gestehen, die ersten Tage waren für mich ziemlich langweilig. Was aber daran lag, dass ich (wie vermutlich die meisten heutzutage) den Großteil der Funktionen bereits kannte und wusste wo ich was finde und wie anwende. Obwohl durchaus ein paar neue nützliche Informationen mit dabei waren. - Verschiedene Shortcuts, die Möglichkeit ohne Maus zu arbeiten, solche nützlichen Kleinigkeiten eben :)

Wirklich interessant wurde es erst gegen Mitte der Woche. Wir bekamen eine Internetadresse ausgehändigt mit dem Auftrag, aus den gesamten Inhalten des entsprechenden Blogs auf den wir geleitet wurden, ein Printdokument zu erstellen. Fragen der Aufteilung, der farblichen Gestaltung, Schrift, einfach alles blieb uns überlassen. Die Ergebnisse die dabei am Ende entstanden waren alle unterschiedlich. Es war toll das zu sehen. Gezeigt zu bekommen, wie man ein und denselben Text auf unterschiedlichste Arten formatieren konnte und auch noch gleich ein qualifiziertes Feedback zu bekommen.

Hier könnt ihr euch einen kleinen Eindruck von meinem Entwurf verschaffen:

Nicht ganz so interessant, aber definitiv nützlich war das Arbeiten an Geschäftsbriefen nach DIN 5080. Ich glaube das werde ich so schnell nicht wieder vergessen. Und auch wenn ich nicht in der Buchhaltung tätig sein werde, es kann auf keinen Fall schaden zu wissen, wie man einen optisch ansprechenden und formativ korrekten Brief an einen Geschäftspartner verfasst. Denn spätestens, wenn ich meine eigenen Leistungen einmal anbieten möchte werde ich das wohl wieder benötigen. Darum auch hier für alle die es interessiert ein kurzer Eindruck, wie ein solches Schreiben aussehen sollte/könnte:

Solltet ihr Fragen zu meinem Konzept haben oder irgendetwas das ihr hier seht oder euch einfach so auffällt, nur immer her damit. Ich freue mich darüber und antworte gern. ;)

In meinen Arbeitsstunden habe ich mich in dieser Woche mit dem Basteln eines Dummies für eine Zeugnismappe befasst und das erste Mal die Klausuraufsicht für unsere Nachschreiber übernommen. Beides keine schweren Aufgaben, ich weiß, aber trotzdem interessant und eine Erfahrung wert.

So viel also zu meiner 7 Woche bei der GPB.

Liebe Grüße

Diana